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JOURNEE PORTES OUVERTES : Samedi 16 février 2013 de 9h00 à 13h00
Diplôme d'Etat - Durée des études : 2 ans
Le profil professionnel
Les Assistants de Manager intéressent tout type et toute taille d’organisation. Ils exercent leur activité auprès d’un responsable ou d’un groupe de responsables pour lesquels ils assurent le rôle d’interface, voire de médiation, dans les relations internes et externes, y compris dans un contexte international.
Les fonctions de l’Assistant de Manager dépendent du nombre de responsables pour lesquels il travaille, de la mobilité de l’encadrement et surtout des degrés de délégation du supérieur vers l’assistant.
Il dispose d’une importante marge d’initiative du fait même de la définition de la fonction d’assistant et de la capacité d’anticipation qu’elle comporte.
L'intervention de l'Assistant de Manager se situe essentiellement dans les domaines de la communication, de l'organisation et de la gestion administrative au service des différentes fonctions de l'entreprise. Son action est déterminante de l'efficacité du travail administratif dont il assume la responsabilité ainsi que la qualité de la communication et des relations dans l'entreprise et avec les partenaires extérieurs. Il facilite l'adaptation de l'unité dans laquelle il agit aux changements organisationnels et technologiques.
Les débouchés
Les intitulés des emplois des assistants de Manager les plus fréquents sont :
Assistant de Direction,
Assistant d’équipe,
Assistant de groupe projet,
Assistant RH,
Assistant commercial,
Assistant en communication…
Les dimensions bilingue ou trilingue de l’emploi se banalisant, les appellations les explicitent de moins en moins.
L’activité du titulaire du diplôme est essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative mais tend à évoluer sous l’influence des évolutions technologiques qui favorisent :
Le développement du travail collaboratif en réseau,
Une redistribution vers les assistants de tâches incombant jusque-là à l’encadrement (synthèse de l’information, animation d’un groupe de travail...)
Les activités
Les activités professionnelles de l'Assistant de Manager sont orientées vers cinq finalités :
la communication,
l'organisation,
l’aide à la décision,
l’assistance,
le soutien à l’information.
Les tâches qu'elle recouvre se caractérisent par leur diversité, leur simultanéité et leur relative irrégularité qui exigent de l'assistant de Manager l'aptitude à organiser son travail pour respecter les contraintes de temps et de qualité qui lui sont imposées.
L’ouverture internationale de la plupart des organisations exige des compétences linguistiques dans au moins deux langues étrangères, en expression et compréhension écrites et orales.
L’assistant doit également, dans le cadre de son poste et des délégations qui lui sont attribuées, cerner le champ et les limites de sa propre responsabilité dans l’organisation.
| Finalité 1 : Communication, Relations Internes/Externes |
Collaborer avec le manager
Instaurer et entretenir la relation avec le manager,
Recueillir les consignes de travail,
Rendre compte, informer, faire le point.
Contribuer à la cohésion des groupes,
Installer les conditions d'un climat de travail favorable,
Animer un travail collaboratif,
Gérer une réunion.
Assurer l'interface entre le manager et l'environnement de travail,
Créer, entretenir, activer un réseau relationnel (interne,externe, international),
Accueillir et informer en français et en langue étrangère,
Communiquer par écrit (en français comme en langue étrangère),
négocier en langue française et étrangère. |
| Finalité 2 : Soutien à l'information |
Rechercher l'information
Evaluer les besoins d'information,
Mobiliser les méthodes de recherche d'information,
Assurer une veille informationnelle.
Produire une information structurée
Créer et modéliser un document,
Elaborer un dossier documentaire, un dossier comptable, une revue de presse...
Gérer les documents
Procéder à l'acquisition numérique de documents,
Trier, classer et archiver les documents du service.
Contribuer à la qualité du système d'information
Optimiser la circulation de l'information,
Participer à l'évolution et la sécurité du système d'information. |
| Finalité 3 : Organisation de l'action |
Seconder le manager dans ses activités
Préparer et suivre l'action du manager,
Tenir les agendas personnels et partagés,
Organiser les déplacements.
Contribuer à l'amélioration de l'organisation de l'entité
Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre des processus administratifs,
Participer à la coordination des activités des membres de l'unité
Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication. |
| Finalité 4 : Aide à la décision |
Identifier un problème ou un besoin
Déceler un problème ou un besoin,
Définir les objectifs,
Identifier les contraintes et les opportunités.
Proposer des solutions
Rechercher des solutions,
Analyser les solutions,
Présenter les solutions.
Assurer le suivi de la décision
Définir un plan d'action,
Elaborer un tableau de bord,
Analyser les écarts,
Alerter et proposer des mesures correctives. |
| Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées |
Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service
Participer au processus de recrutement,
Préparer et suivre les formations,
Assurer le suivi des congés annuels,
Gérer les absences,
Participer à l'information sociale des membres du service,
Mettre à jour des données administratives du personnel.
Gérer les ressources matérielles d'un service administratif
Gérer les achats de petit matériel et de fournitures,
aménager l'espace de travail,
Elaborer et suivre le budget de fonctionnement du service.
Organiser un événement
Assurer la logistique,
Assurer la communication,
Prévoir et gérer les coûts,
Evaluer les résultats.
Prendre en charge un dossier spécialisé
Collecter les informations spécifiques au domaine de spécialité,
Mettre en oeuvre les méthodes de travail spécifiques au domaine de spécialité,
Evaluer sa performance. |
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BAC+1 +2 
